Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de la date de l’Assemblée

Générale Ordinaire du 7 mars 2023, il complète et précise les dispositions des statuts de

l’association Club Elgarrekin et détermine les règles de son fonctionnement. Il s’appliquera

jusqu’à ce qu’il soit expressément annulé ou remplacé par une nouvelle version sur décision

du Conseil d’Administration de l’association.

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association sans exclusion.

L’ Association Club Elgarrekin compte trois types de membres.

-Est membre actif : Toute personne en activité, préretraitée et retraitée ayant adhéré à

l’association Club Elgarrekin et prête à s’investir dans la mise en oeuvre du plan d’action de

l’association.

-Est membre d’honneur : Toute personne ayant rendu d’éminents services à l’association.

Cette qualité est attribuée par l’ A.G.

-Est membre sympathisant : Toute personne désireuse d’adhérer à l’association mais ne

s’investissant pas dans la mise en place de son programme d’action.

Droits et devoir des membres

Tout membre de l’association Club Elgarrekin a le droit de :

Exiger des informations sur la gestion des ressources de l’association

Tout membre de l’association Club Elgarrekin a le devoir de :

Acquisition de la qualité de membre

Peut être membre de l’association Club Elgarrekin, toute personne physique qui adhère à ses

textes. L’adhésion est libre et volontaire.

La qualité de membre se perd par démission, décès ou exclusion prononcée par l’A G,

dissolution de l’association. Quelque soit le cas, la cotisation ne sera pas remboursée.

Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par : non participation aux réunions (au moins 3 absences non

justifiées), par le non respect des autres membres, par le non respect des textes ou par décès

du membre.

Disciplines et sanctions

Pour les membres du bureau exécutif.

Les membres du bureau reconnus coupables de faute de gestion, d’incapacité ou de

négligence des tâches confiées peuvent être passibles de sanctions décidées selon leur

gravité par l’assemblée générale ou le bureau exécutif.

. L’avertissement (en cas d’erreurs commises, non participation aux réunions (au

moins 3 absences non justifiées), non participation aux activités, non respect des

autres membres,),

. le blâme (après deux avertissements et après une suspension temporaire, sont décidés

par le bureau exécutif.

La révocation relève exclusivement de la compétence de l’Assemblée Générale.

En cas d’exclusion, la cotisation ne sera pas remboursée.

Chaque candidat adhérent doit remplir une demande d’adhésion et l’adresser au Bureau de

l’association, accompagnée d’un chèque de règlement représentant le montant de la

cotisation valable pour l’exercice en cours, ou via le site internet.

L’acceptation de l’adhésion est donnée par le Bureau. En cas de décision de rejet de la

candidature, le cas doit être soumis pour examen au Conseil d’Administration lors de la

prochaine réunion de celui-ci. La décision est alors prise conformément aux règles de vote

énoncées dans les statuts.

4.1- : L’assemblée Générale (A.G)

L’A.G se réunit en session ordinaire une fois par an sur convocation du président. Le

quorum est fixé la moitié des adhérents plus un.

L’avis de convocation doit mentionner la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’A.G. Il

doit être accompagné du procès verbal de la précédente A.G et de tout autre document utile.

Il doit parvenir aux membres 15 jours au moins avant la tenue de l’AG.

4.2- : Modalité de Convocation

Lorsqu’à la convocation d’une Assemblée Générale, le quorum ordinaire requis n’est

pas atteint, il est dressé un procès verbal de carence. Les membres présents conviennent de

la date d’une seconde convocation qui sera de quinze jours d’intervalle au moins.

L’Assemblée Générale délibère valablement après cette seconde convocation si elle réunit le

tiers au moins des membres.

4.3- : Dispositions à l’ouverture des travaux .

Avant l’ouverture des travaux un bureau de séance est mis en place pour procéder à

la vérification des mandats des délégués et des procurations éventuelles dont ils sont

porteurs.

Le bureau de séance dresse à l’ouverture de chaque séance une feuille de présence annexée

au document final des travaux.

4.4- : Modalités de vote

Pour la prise des décisions, l’Assemblée Générale procède à la recherche d’un

consensus. A défaut, il procède au vote à main levée ou à bulletin secret.

Toutefois, pour le choix des personnes, le vote à bulletin secret est obligatoire.

Le vote par procuration est admis dans la limite d’une procuration par personne.

4.5- : Bureau Exécutif

Le Bureau Exécutif est l’organe d’exécution des décisions de l’A.G. Il se réunit une

fois par mois sur convocation du président. Il peut se réunir à tout moment en cas de besoin.

Le quorum est fixé au 2/3 des membres du bureau. Il soumet un rapport d’Activité et un

bilan financier annuel à l’approbation de l’A.G. Il propose à l’A.G des plans d’exécution des

activités de l’association.

5.1- Répartition des fonctions entre les membres du Bureau

Les tâches se répartissent en principe de la façon suivante :

* Le président du bureau exécutif

Il représente l’association Club Elgarrekin et l’engage vis-à-vis des tiers, dans la

limite de l’objet de l’organisation.

Il convoque l’Assemblée Générale.

Il convoque et préside les réunions du bureau exécutif.

Il est ordonnateur du budget de l’association.

Il veille au respect et à l’application stricte des dispositions des statuts et du règlement

intérieur ainsi que toute décision des organes de l’association. Outre ses fonctions

statutaires, doit se consacrer à la recherche et au maintien des membres dans l’association, à

la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de

l’association.

*Le secrétaire général

Le secrétaire général est chargé de l’établissement des procès verbaux des réunions

de l’assemblée, du Conseil d’Administration et du bureau exécutif.

Il assure le traitement du courrier de l’association Club Elgarrekin et la conservation de toute

documentation de l’association.

Il tient un registre des membres et supervise toutes les activités du secrétariat permanent.

*Le trésorier général

Il est chargé de l’établissement du budget de l’association Club Elgarrekin.

Il exécute les opérations de dépenses ordonnées par le président et encaisse les recettes de

toute nature prévue au budget.

A la fin de chaque année, il dresse les comptes de l’association Club Elgarrekin en recettes

et en dépenses en vue de leur soumission à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Le Trésorier, en complément des dispositions déjà prévues aux statuts, a le pouvoir de signer

seul les dépenses entrant dans le cadre des dépenses de fonctionnement de l’association.

Tout retrait de fonds est subordonné à la signature du président.

Les registres comptables de l’association Club Elgarrekin sont arrêtés chaque fin de

trimestre.

Une copie des situations trimestrielles est systématiquement transmise au président.

Cette répartition des tâches entre les membres du Bureau n’exclut pas une assistance

mutuelle des membres entre eux afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou

difficultés temporaires.

5.2 Frais et dépenses engagés par les membres du Bureau

Sauf mission particulière précise d’un ou plusieurs de ses membres expressément

décidée par le Bureau, il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la

participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’association.

Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.

Les dépenses engagées par les membres du Bureau pour le fonctionnement administratif de

l’association, courriers, photocopies, télécommunications sont remboursés par l’association.

Les membres du Bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut

les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’association.

5.3- Tenue des registres et fichiers

Les comptes-rendus et procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et

des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés et archivés par

le Secrétaire. La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le Trésorier.

L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l’année.

Le fichier des membres est tenu et archivé par le Secrétaire, diffusé au Conseil

d’Administration.

5.4 - Règles de correspondance de l’association :

Le Président, le Vice-Président, le Secrétaire et le Trésorier sont autorisés à signer

seuls la correspondance administrative de l’association dans la mesure où elle est non

seulement conforme aux statuts mais correspond aux tâches définies par le règlement

intérieur.

La lecture du courrier privé est seulement réservée aux membres du Conseil

d’Administration et il doit être transmis au Président et au Vice-Président qui désignent une

personne, membre de l’association, apte à répondre à chaque lettre. La réponse doit être

présentée au Président et au Vice-Président et consignée dans un registre de gestion du

courrier.

En dehors de l’information interne à l’association accessible à chacun des membres et

pouvant faire l’objet d’une procédure de diffusion spécifique, il existe une information

courante de la vie de l’association concernant en premier chef le Bureau, tel que notamment

la collecte des demandes d’adhésion, pour laquelle les modalités de diffusion suivantes sont

retenues :

Toute information concernant l’association recueillie par l’un des membres du Conseil

d’Administration, doit être communiquée aux autres membres du Conseil d’Administration,

de préférence dans un bref délai ou au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil

d’Administration.

Toute information nécessitant une réaction rapide de l’association doit être transmise

immédiatement à l’ensemble des membres du Bureau.

Le montant de l’adhésion est de 18 € pour la période du 1er janvier au 31 décembre de

l’année en cours.

En cas de manquement grave à l’esprit de l’association, le Conseil d’Administration pourra

voter, conformément aux règles énoncées dans les statuts, l’exclusion d’un membre. En cas

d’exclusion, la cotisation ne sera pas remboursée.

Article 8 : Affectation spéciale des ressources

Les ressources de l’association Club Elgarrekin peuvent être affectées après déduction des

charges de fonctionnement dans l’ordre de priorité suivant :

-D’un fond de réserve

-D’un fond de formation

-D’un fond de solidarité

L’Assemblée Générale ordinaire apprécie l’opportunité d’une telle affectation.

Les membres du Conseil d’Administration sont élus en Assemblée Générale par les

membres actifs de l’association au scrutin secret à la majorité relative.

En cas de vacance de poste, le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement au

remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif à la plus

prochaine Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque

ou devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Le présent règlement intérieur prend effet à compter de son adoption par l’Assemblée

Générale Ordinaire le : 7 mars 2023 à MENDIONDE (Pyrénées Atlantiques).